Pengantar Ilmu Komunikasi: Resume Buku KOMUNIKASI BISNIS ( Pengarang : Sutrisna Dewi )

BAB I KOMUNIKASI DALAM BISNIS Organisasi adalah suatu unit sosial yang dikoordinasikan secara sengaja, yang terdiri dari dua orang atau lebih, yang didirikan untuk jangka waktu lama. Secara umum, organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 1) Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab 2) Adanya pusat kekuasaan 3) Adanya substitusi sumber daya manusia 4) Adanya ketergantungan antar anggota 5) Adanya koordinasi antarkomponen 6) Adanya interaksi yang berulang-ulang Jika dilihat dari orientasi terhadap laba, organisasi dibagi atas dua tipe, yakni : 1) Organisasi yang berorientasi laba (profit oriented organization) Contohnya, hotel, restoran, bank, perusahaan asuransi, toko, dan lain sebagainya. 2) Organisasi nirlaba (non-profit oriented organization) Contohnya, rumah sakit, lembaga pendidikan, panti asuhan, LSM, dan lain sebagainya. Apapun bentuk organisasinya, komunikasi akan berfungsi : 1) Informatif 2) Pengendalian (Recovery) 3) Persuasif 4) Integratif Orang-orang di dalam maupun diluar organisasi akan saling melakukan komunikasi. Komunikasi yang terjadi antara orang-orang di dalam organisasi disebut komunikasi internal. Sedangkan, komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan pihak luar disebut komunikasi eksternal. Jika ditinjau dari sudut formalitas, saluran komunikasi terdiri dari : 1) Saluran Komunikasi Formal Saluran komunikasi resmi yang mengikuti rantai komando dalam struktur organisasi. Saluran itu pada umumnya bisa diketahui dari struktur organisasi suatu perusahaan. Komunikasi formal bisa terjadi secara vertikal maupun horizontal. Komunikasi vertikal merupakan komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan. Sedangkan, komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi di antara rekan kerja dengan tingkatan yang sama. 2) Saluran Komunikasi Informal Komunikasi informal itu sering disebut desas-desus, rumor, atau selentingan. Percakapan antarindividu dalam organisasi tidak bisa dihindari. Seperti halnya komunikasi formal, komunikasi informal juga bisa mengalir keatas, kebawah, dan kesamping. Perusahaan sebagai organisasi bisnis juga melakukan komunikasi. Komunikasi yang terjadi dalam perusahaan disebut komunikasi bisnis. Komunikasi yang terjadi dalam bisnis bisa berupa komunikasi internal, komunikasi eksternal, bersifat formal maupun informal, dan dapat berbentuk verbal maupun nonverbal. Dalam organisasi bisnis, komunikasi pada umumnya bersifat resmi. Oleh karena itu, komunikasi bisnis ditekankan pada komunikasi verbal, yaitu berbicara, mendengarkan, menulis dan membaca. Dalam bisnis, komunikasi dilakukan oleh tenaga penjual, teknisi, operator telepon, atau dengan surat-surat resmi. Komunikasi bisnis, baik secara lisan maupun tertulis, memiliki karakteristik sebagai berikut : 1) Pesan disusun untuk para audiens yang membutuhkan informasi. Oleh karena itu, pemahaman terhadap audiens sangatlah penting. 2) Pesan bisnis disusun dengan memperimbangkan waktu dan biaya. Pesan bisnis disampaikan berdasarkan tingkat kepentingannya. 3) Pesan bisnis disusun untuk lebih dari satu tujuan. 4) Walaupun terjadi hal-hal yang mengecewakan, pesan bisnis tetap disusun dengan baik untuk menjaga hubungan kerja sama dengan semua pihak, terutama para pelanggan. 5) Pesan bisnis memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audiens. Dalam kehidupan bisnis dalam era globalisasi dan perdagangan bebas saat ini, informasi mengalir dari dalam dan ke luar perusahaan melampaui batas-batas wilayah berbagai negara dan budaya. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi pimpinan dan pegawai perusahaan untuk selalu meningkatkan keterampilannya dalam berkomunikasi. Organisasi biasanya memiliki kode etik untuk mengatur dan menjaga hubungan antar anggotanya. Etika bisnis mencakup semua informasi yang relevan, benar menurut semua sense, dan informasi yang tidak memperdaya.   Etika bisnis adalah kiat dan disiplin untuk menerapkan prinsip-prinsip etika dalam mengkaji dan mengatasi masalah-masalah yang rumit dalam dunia bisnis. Kegiatan bisnis tidak selalu bersih dari unsur kejahatan. Situasi persaingan yang semakin ketat atau dalam keadaan tertekan mampu memicu munculnya perilaku tidak etis. Perilaku tidak etis bisa terjadi pada individu atau perusahaan. Etika komunikasi bisnis mengacu pada prinsip-prinsip yang dianut oleh perusahaan mengenai komunikasi mana yang baik dan mana yang tidak baik. Secara umum, etika komunikasi yang berlaku dalam perusahaan berhubungan dengan dapat dipercaya, fair, tidak memihak, menghargai hak orang lain, dan mempertimbangkan pengaruh suatu ucapan atau tindakan terhadap orang lain. Sementara itu, tindakan yang tidak etis menyangkut mementingkan diri sendiri, penipuan kepada konsumen, iklan yang menyesatkan, dan mencapai sesuatu dengan menghalalkan segala cara.   BAB II KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA Komunikasi bisnis lintas budaya adalah proses mengirim dan menerima pesan bisnis antarindividu yang berbeda budaya. Sebenarnya perbedaan budaya merupakan salah satu hambatan komunikasi yang paling sulit diatasi. Namun, berkomunikasi dengan seseorang yang berbeda budayanya tidak mungkin dihindari, terlebih lagi dalam era globalisasi ini. Perusahaan keluarga atau tertutup telah banyak berubah menjadi perusahaan terbuka (public company). Perusahaan lokal dan nasional telah berkembang menjadi Multinational Company (MNC) yang berskala internasional. Misalnya, Unilever, P&G, IBM, dan Coca-Cola membuka cabangnya di berbagai Negara atau berafiliasi dengan perusahaan asing. Meningkatkan kerja sama perdagangan dan berkurangnya halangan untuk memasuki pasar akan memperluas arena perdagangan internasional. Contoh kerja sama perdagangan global adalah WTO, AFTA, dan NAFTA. Interaksi lintas budaya terjadi dalam berbagai latar dalam komunikasi internal maupun eksternal perusahaan. Dalam komunikasi internal akan terjadi interaksi antarpekerja yang berasal dari berbagai bangsa dan suku bangsa. Sementara dalam komunikasi eksternal, perusahaan berhadapan dengan pelanggan, pemasok, investor, dan pesaing dari berbagai negara. Budaya adalah simbol, keyakinan, sikap, nilai, harapan, dan norma tingkah laku yang dimiliki bersama. Beberapa budaya terdiri atas beberapa kelompok budaya yang beragam dan berbeda. Kelompok budaya yang cenderung homogeny yang ada dalam suatu budaya utama disebut subbudaya. Sedangkan kelompok masyarakat yang tidak memenuhi kriteria sebagai subbudaya, tetapi memiliki ciri yang mencolok disebut subkelompok yang menyimpang (deviant subculture). Ketika seseorang berkomunikasi, pada umumnya terdapat kecenderungan untuk menggunakan asumsi budayanya sendiri dan menganggap orang lain memiliki budaya, bahasa, dan persepsi seperti dirinya. Perbedaan budaya yang semakin besar akan berakibat pada semakin besarnya perbedaan persepsi. Perbedaan budaya itu muncul dalam beberapa hal yaitu : 1) Nilai-Nilai Sosial 2) Peran dan Status 3) Adat pembuatan keputusan 4) Konsep mengenai waktu 5) Konsep Ruang Pribadi 6) Konteks Budaya 7) Bahasa Tubuh 8) Tingak Laku Sosial dan Sopan Santun 9) Tingkah Laku Legal dan Etis 10) Budaya Perusahaan Bahasa Inggris adalah bahasa yang paling lazim dipergunakan dalam bisnis internasional. Namun, sebuah kesalahan bila menganggap semua orang memahaminya. Setelah bahasa inggris, Spanyol secara mencolokm merupakan bahasa yang paling banyak digunakan, menyusul bahasa Perancis, Jerman, Italia, dan Cina. Proses perpindahan penduduk bisa menyebabkan suatu bahasa digunakan di negara lain. Dalam komunikasi lintas bahasa, pesan yang disampaikan banyak dikacaukan oleh bahasa idiom (ungakapan), gaul (slang), dan aksen setempat. Bahasa tidak diterjemahkan dari satu bahasa ke bahasa lain atas dasar kata-kata. Bahasa bersifat idomatik, yang artinya disusun dengan ungkapan dan pengelompokan kata yang dapat bertentangan dengan pola umum dari kerangka bahasa itu dan dapat memiliki arti yang jauh berbeda dari komponen individual apabila diterjemahkan secara harfiah. Apabila berhubungan dengan orang yang sama sekali tidak mengerti bahas kita, ada tiga pilihan yang dapat dilakukan, yaitu mempelajari bahasa orang itu, menggunakan perantara atau penerjemah, atau mengajarkan kepada mereka bahasa kita. Jika memiliki hubungan bisnis jangka panjang dengan orang dari budaya lain, mempelajari budana dan bahasa mereka akan lebih bermanfaat. Namun, perlu diingat bahwa untuk mempelajari bahasa asing diperlukan komitmen yang kuat.   Perbedaan budaya dan bahasa merupakan faktor penghambat yang cukup kuat dalam berkomunikasi. Namun, perbedaan tersebut masih dapat diatasi dengan menjaga pikiran agar tetap terbuka. Sayangnya, banyak orang yang jatuh dalam perangkap etnosentrisme. Etnosentrisme adalah kecenderungan untuk menilai semua kelompok lain menurut standar, tingkah laku, dan tradisi kelompok sendiri serta memandang kelompok lain lebih rendak. Orang yang etnosentris sering berpandangan stereotip, yaitu berusaha memperkirakan tingkah laku atau karakter individu atas dasar keanggotaan mereka dalam kelompok atau kelas tertentu. Dalam komunikasi lintas budaya, etnosentrisme bisa menjadi akar permasalahan rasialisme. Apabila seseorang memberikan reaksi Untuk menghindari reaksi etnosentris, dapat dipergunakan beberapa cara berikut : 1) Menerapkan asas kesamaan 2) Menerapkan kaidah emas 3) Menerapkan kaidah timah   BAB III TEKNOLOGI KOMUNIKASI Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya. Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan di mana pun berada. Penggunaan interne, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja. Ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi yang mesti diwaspadai. Menggunakan teknologi menimbulkan kita sulit memisahkan kehidupan dikantor dengan dirumah, teknologi menghasilkan informasi yang berlebihan. Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Terdapat beberapa pedoman yang dapat membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi, yaitu : 1) Harapan penerima pesan 2) Waktu dan Biaya 3) Sifat Pesan 4) Perlunya Penampilan Pelaku bisnis diharapkan memiliki keterampilan dalam memanfaatkan teknologi agar dapat berkomunikasi secara efektif. Teknologi hendaknya dipergunakan secara bijaksana. Penggunaan teknologi yang membabibuta akan merugikan perusahaan. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan secara lisan maupun tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Beberapa alat dan kemajuan teknologi yang mendukung untuk komunikasi tertulis adalah : 1) Word Processor 2) Dekstop Publishing 3) Scanner 4) Printer 5) Mesin Faks 6) E-mail 7) LAN, WAN & ISP 8) Web Browser Dalam komunikasi lisan, pesan dikirim melalui suara dengan atau tanpa alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara langsung, berpidato, bercakap-cakap melalui telepon, mendengarkan ceramah, menonton televise, atau mendengarkan radio. Alat komunikasi lisan yang dapat dipergunakan secara individu ialah : 1) Pager 2) Telepon 3) Voice Mail Sedangkan secara berkelompok, komunikasi lisan bisa dilakukan dengan alat bantu berikut : 1) Teleconference 2) Presentation System • Overhead Projector • Slide Projector • Direct Projector • LCD Projector Selain antarindividu dan kelompok, komunikasi massa juga melibatkan alat-alat komunikasi lisan mekanis, seperti film, radio, dan televisi. Pengaruh teknologi dalam komunikasi bisa positif dan negative. Pengaruh positif sebagai manfaat dan pengaruh negative sebagai kelemahan. Manfaat teknologi komunikasi adalah : 1) Meningkatkan aliran komunikasi 2) Mempermudah komunikasi 3) Mengubah struktur organisasi 4) Menurunkan biaya komunikasi Sedangkan kelemahan teknologi komunikasi adalah : 1) Kelebihan informasi 2) Keamaan data masih diragukan 3) Privasi informasi dan produktivitas karyawan 4) Kurangnya hubungan antarindividu   OPINI/SARAN/KRITIK Komunikasi merupakan alat terpenting dalam berorganisasi terutama dalam organisasi bisnis, karena tanpa adanya komunikasi. organisasi tidak akan berjalan maksimal. Jadi dalam sebuah organisasi harus dibarengi dengan komunikasi yang baik agar tercapai sebuah organisasi yang baik pula. Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik. Agar tercipta komunikasi yang baik, hendaknya : 1) Gunakanlah kata-kata yang baik, jelas atau tidak ambigu, punya kekuatan, netral, kata-kata yang positif, spesifik, berbicara yang sopan, berbicara sesuai konteks dan situasi, kata-kata yang tepat dan mudah diingat dan kuat serta dukunglah kata-kata dengan alat bantu visual. 2) Tekanan, nada, volume suara, gunakan bahasa yang mudah dimengerti atau sesuai dengan bidang masing-masing pekerjaan. 3) Proses penyampaian secara tertulis harus diperhatikan penulisan terlebih lagi apabila pesan-pesan yang disampaikan rumit harus diperhatikan kata-kata yang cermat untuk ditulis agar dapat dipahami dan dimengerti, bahasa yang digunakan bisa formal dan non formal tergantung isi pesan atau informasi. 4) Jaringan Komunikasi harus diperbaiki agar tidak terjadi distorsi komunikasi. Karyawan harus aktif dalam menyeleksi atau menerima informasi yang terjadi dari atasan yang mengalir ke bawahan. 5) Beberapa saluran yang dapat digunakan untuk mengalirkan arus komunikasi karyawan kepada manajemen dapat berjalan melalui mendengarkan keluhan,menangani masalah yang dihadapi oleh karyawan bukan membuat atau menambah masalah karyawan,merundingkan perjanjian-perjanjian kerja yaitu adanya timbal-balik,bertukar pendapat,pikiran,sistem enumerasi,pendidikan sesuai dengan bidang pekerjaannya masing-masing karyawan,dan pelatihan.